Die elektronische Kommunikation mit den Gerichten ist beschlossene Sache. Spätestens 2022 gehört der gewöhnliche Brief der Vergangenheit an. Doch bis dahin ist es noch ein langer Weg.
Bundesweit muss ab 2022 mit den Gerichten elektronisch kommuniziert werden. Das sieht das 2013 vom Bundestag verabschiedete Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vor. Damit hat die Einführung des elektronisch geführten Gerichtsverfahrens trotz unterschiedlicher Rahmenbedingungen in den Ländern Fahrt aufgenommen. Schon jetzt wird die Forderung nach einer gemeinsamen digitalen Arbeitsplattform und einer einheitlichen Verfahrensdokumentation laut. Personal- und Richterräte müssen sich rechtzeitig über die Auswirkungen der Digitalisierung der Geschäftsabläufe auf Arbeits- und Ausbildungsinhalte, Arbeitsorganisation und -bedingungen, auf Arbeits- und Gesundheitsschutz, Qualifikationsbedarfe und Datenschutz informieren und Handlungsstrategien entwickeln.
Welche Herausforderungen und Auswirkungen das Gesetz und die damit angeschobenen Entwicklungsprozesse insbesondere für die unterschiedlichen Berufsgruppen in der Justiz und die Personal- und Richterräte haben, müssen die Betroffenen im Dialog diskutieren. Dazu sollen wichtige Grundinformationen und Anregungen gegeben werden.
Rechtliche Vorgaben
Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten1 erweitert insbesondere die elektronischen Übermittlungswege zwischen Anwaltschaft, Behörden und Justiz. Die durch dieses Gesetz forcierte Einführung des elektronischen Rechtsverkehrswird zu einem Quantensprung in der Kommunikation mit den Gerichten führen. Es handelt sich um ein Artikelgesetz, mit dem insbesondere Änderungen in zahlreichen Prozessordnungen erfolgen. Das Gesetz sieht ein gestaffeltes Inkrafttreten der Vorschriften zum elektronischen Rechtsverkehr vor. Der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten soll zum 1.1.2018 flächendeckend eingeführt werden. Ab diesem Zeitpunkt soll der elektronische Rechtsverkehr für Rechtsanwälte und Behörden – als Angebot – mit den Gerichten möglich sein. Die Landesregierungen können den Beginn durch Rechtsverordnung auf den 1.1.2019 oder auch 1.1.2020 verschieben (Art. 24 Abs. 1 ERV-Gesetz).
Vorgesehen ist eine Nutzungsplicht des elektronischen Rechtsverkehrs für alle Rechtsanwälte und Behörden ab dem 1.1.2022 (Art. 26 Abs. 7 ERV-Gesetz). Eine Vorverlegung in einzelnen Ländern durch Rechtsverordnung auf den 1.1.2020 oder 1.1.2021 ist möglich (Art. 24 Abs. 2 ERV-Gesetz). Eine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung auch der elektronischen Akte in den Gerichts verfahren gibt es bisher nicht. In Handelsregister-, Grundbuch- und Mahnverfahren sowie in weiteren Fachverfahren (insbesondere »Umfangsverfahren«) gab es allerdings auch bisher schon Möglichkeiten oder Verpflichtungen zur Einreichung elektronischer Dokumente und deren weitere Verarbeitung innerhalb der Justiz. Derzeit liegt ein Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz eines Gesetzes zur Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen vor. Danach ist spätestens 2024 die elektronische Aktenführung verpflichtend.
Zum 1.1.2016 treten die Vorschriften über das Schutzschriftenregister sowie über das elektronische Anwaltspostfach in Kraft. Ab 2016 sollen Gerichte elektronisch erreichbar sein. Ab 1.1.2018 soll der elektronische Zugang zu allen deutschen Gerichten ohne qualifizierte elektronische Signatur bei Nutzung eines sicheren Übermittlungsweges eröffnet sein. Da einzelne Länder für die Einrichtung der notwendigen IT-Infrastruktur mehr Zeit benötigen, erlaubt das Gesetz, das Inkrafttreten der Zugangsregelungen durch Länderverordnung bis zum 1.1.2020 hinauszuschieben. Spätestens ab 1.1.2020 ist der elektronische Zugang zu den Gerichten bundeseinheitlich eingeführt. Bis zum Jahr 2018 ist somit nach dem Willen des Bundesgesetzgebers in weiten Bereichen der Justiz der elektronische Rechtsverkehr einzuführen. Das ist nur bei gleichzeitiger Einführung der elektronischen Akte organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll.
Ab 2018 können elektronische Dokumente dann entweder – wie nach der derzeit geltenden Fassung des § 130a ZPO auch – qualifiziert elektronisch signiert oder über einen »sicheren Übermittlungsweg« bei Gericht eingereicht werden. Ein solcher Übermittlungsweg ist unter anderem das besondere elektronische Anwaltspostfach. Ab 1.1.2022 wird der elektronische Rechtsverkehr einziger zugelassener Kommunikationsweg für Anwälte, Behördenvertreter und Vertreter öffentlich-rechtlicher Körperschaften (sogenannte »Professionelle Einreicher«) mit den Gerichten in ganz Deutschland sein und einzig die verfahrensrechtliche Schriftform erfüllen.
Für die Justiz bedeutet das: Der elektronische Posteingang und Postausgang muss weiterentwickelt und die durchgängig elektronische Aktenführung zukunftssicher eingeführt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, sind ein hoher Innovationsgrad der Justiz sowie die Sicherheit der Daten und Netze unerlässlich.
Auswirkungen auf die Arbeitsplätze
»Es gibt große Chancen und große Risiken«, so äußerten sich viele Betroffene in Interviews mit der ver.di Landesfachgruppe Justiz Nordrhein-Westfalen. Nicht bestritten werden die Vorteile für die Bürger/innen, wenn Rechtsgeschäfte mit modernen Medien durchgeführt werden können. Dort, wo es bereits heute in den Umfangsverfahren eine elektronische Zweitakte gibt, wird sie auch von den meisten Beschäftigten als positiv gesehen. Die jetzt noch vorhandenen Medienbrüche werden mit dem elektronischen Rechtsverkehr und der elektronischen Akte verschwinden. Dort, wo in kleineren Verfahren im Massengeschäft die elektronische Zweitakte noch nicht eingeführt ist, wird die Akzeptanz geringer sein. Es ist mit einer etwa fünfjährigen Einführungsphase zu rechnen.
Dabei wird von vielen eine Zweiteilung des Projektes – zunächst Konzentration auf die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und anschließend Umstellung der nachgeordneten Bereiche zur »Integration der eAkte« – bevorzugt, da personelle Ressourcen für parallele Entwicklungsstrukturen nicht zur Verfügung stehen. Sicherlich bringt eine IT-Zentralisierung mit der Zusammenführung zentraler Anwendungen funktionale Vorteile. In der IT-Betreuung wird die Spezialisierung zu qualitativ hochwertiger Arbeit führen. Positive Auswirkungen könnten in der gewonnenen Autonomie (Arbeitszeit und Arbeitsort) für die Beschäftigten bestehen, sie könnten ihre Aufgaben unabhängig vom Dienstort erledigen.
Gestaltungsanforderungen für die Interessenvertretungen
Mit der Zunahme der Bildschirmarbeit wird aber auch der Druck größer. Die Kontrolle der quantitativen Arbeitsmenge wird erleichtert, die Qualität der Arbeit steht unter Umständen nicht mehr so im Vordergrund. Die Anforderungen an die Ergonomie der Arbeitsmittel, Arbeitsumgebung und Raumgestaltung und an gut gestaltete Arbeit wachsen. Statt Servicetätigkeiten auf die Richter/innen zu verlagern könnte eine Richterassistenz eingeführt und mit höhergruppierten Stellen besetzt werden.
Die ständige Erreichbarkeit mit den neuen Techniken und Kommunikationsmitteln muss geregelt und in Dienstvereinbarungen reglementiert werden. Neue Arbeitstechniken erfordern eine Neuausrichtung der Ausbildungen. Die Fortbildung ist erheblich auszuweiten. Die Eingruppierungsmerkmale und Dienstpostenbewertungen sind zu überprüfen. Viele der neuen Arbeitsplätze ermöglichen eine bessere Bezahlung, da die Anforderungen und Qualifikationen deutlich höher anzusehen sind. Mit der IT-Zentralisierung kann es auch schnell zu erweiterten Anforderungen an die Verfügbarkeit und damit die Einführung eines Zwei-Schicht-Betriebes oder gar eines 24/7-Betriebes kommen, hier stellen sich neue Regelungsthemen für die Personalvertretungen.
Dies gilt auch für das Thema der Vereinbarkeit von Familie und Beruf mit innovativen Arbeitszeit- und Heimarbeitsregeln. Anzustreben ist auch eine eigene Personalvertretung für die IT-Beschäftigten in der Justiz, um ihre spezifischen Arbeitsbedingungen zu gestalten.
Organisatorische Voraussetzungen
Die derzeit in der Justiz eingesetzten Fachverfahren sind, von einzelnen Lösungen im Bereich der Handelsregister abgesehen, aktuell nicht in der Lage, eine elektronische Akte zur Verfügung zu stellen beziehungsweise zu unterstützen, die den Anforderungen aus Sicht der Entscheider/innen (Richter/innen, Staatsanwält/innen, Rechtspfleger/innen und weitere Sachbearbeiter/innen) entspricht. Die Fachverfahren speichern fast ausnahmslos Daten, die nur für die Geschäftsstellentätigkeit und die Generierung von Texten sinnvoll sind. Die elektronische Akte hat aber aus Sicht der Beteiligten nur am Rande mit der Erfassung und Verwaltung von Beteiligten- und Verfahrensdaten zu tun. Benötigt wird eine Unterstützung beim Sichten der aktuellen entscheidungsrelevanten Informationen.
Auch soweit Textsysteme und künftig Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Aktenbestandteile elektronisch vorhalten und zur Verfügung stellen können, fehlt ihnen der wesentliche Aspekt der gezielten und aufgabenorientierten Informationsvermittlung für die Entscheider/innen. Diese Erkenntnisse machen deutlich, dass für eine erfolgversprechende Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs jedenfalls mittelfristig auch die Einführung der elektronischen Aktenführung erforderlich ist. Zuvor sind in technischer, rechtlicher und organisatorischer Hinsicht nicht unerhebliche Vorarbeiten zu leisten.
Die derzeit an den elektronischen Rechtsverkehr gestellten Anforderungen sind den herkömmlichen, papierenen Gerichtsabläufen geschuldet und außerstande, die Potenziale des elektronischen Rechtsverkehrs optimal zu nutzen. Vielmehr gehen sie zu Lasten der Akzeptanz der Anwender auf beiden Seiten. Ziel muss es daher sein, die derzeitigen technischen, rechtlichen und organisatorischen Anforderungen an den elektronischen Rechtsverkehr kritisch zu hinterfragen und die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs – so weitwie möglich – spürbar zu vereinfachen.
Die elektronische Akte muss hohen ergonomischen Ansprüchen genügen und in ihrer Komplexität den unterschiedlichen Bedarfen angepasst sein. Sie ist daher als modulares System zu konzipieren. Papierakte und elektronische Dokumente werden für einen gewissen Zeitraum nebeneinander bestehen. Die Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe stellt alle Verfahrensbeteiligten vor eine große Herausforderung, die die Landesjustizverwaltungen, der Bund und die Beschäftigten gemeinsam bewältigen müssen.
Technische Anforderungen
Die von der Bundesjustizministerkonferenz eingesetzte Bund-Länder-Kommission für Datenverarbeitung und Rationalisierung in der Justiz (BLK) hat ihre Arbeitsgruppe »Zukunft« beauftragt, eine von allen Ländern getragene Strategie zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte zu erarbeiten. Der Abschlussbericht vom 16.3.2011 hat als Ergebnis eine »Gemeinsame Strategie zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Aktenführung « (ERV-Gesamtstrategie) erbracht, deren Ausarbeitung – zumindest der übergeordneten strategischen Ziele – in einem zentralen Koordinationsprojekt stattfinden soll. Einige Auszüge aus dem Abschlussbericht finden sich im Infokasten auf Seite 25.
Die einzusetzende Software sollte modular gestaltbar sein. Software-Architekturbüros mit Experten aus der Justiz und externen Beratern sollen an der Entwicklung und Pflege von länderübergreifenden IT-Architekturmodellen der Justiz mitwirken. Es gibt derzeit mindestens zwei länderübergreifende Entwicklungsverbünde.
Einbeziehen der Personalvertretungen
Da der Weg in die »neue Justiz« möglichst – auch aus Kosten- und Akzeptanzgründen – gemeinsam gegangen werden soll, müssen nicht nur Bund und Länder, sondern auch die Berufsgruppen und Gewerkschaften und insbesondere die Personalvertretungen frühzeitig in die Planungen, Entwicklungen und Entscheidungen einbezogen werden. Schließlich werden bereits hier die Weichen für eine zeitgemäße Justiz und die Gestaltung Guter Arbeit gestellt.
Moderne Landespersonalvertretungsgesetze wie in Nordrhein-Westfalen sehen hier die prozessuale Mitbestimmung nach §§ 63-66 LPVG Nordrhein-Westfalen bereits in der Planungs-, Entwicklungs- und Entscheidungsphase vor. In einer Prozessvereinbarung der Personalvertretung können Aussagen getroffen werden über
- Festlegung der Reorganisations-/Projekt-Ziele,
- Fixierung späterer Rahmenbedingungen (zum Beispiel von Arbeitsplätzen, Ergonomie und Arbeitsplatz-Ausstattung, Software Gestaltung, Beschäftigten- Datenschutz,
- Zugriff von Daten vom häuslichen Arbeitsplatz, arbeitsorganisatorische Regelungen/Assistenz,
- Fortbildung, Vereinbarkeit Familie/Beruf, sozialverträgliche Gestaltung von personellen Einzelmaßnahmen),
- Projekt- und Beteiligungs-Strukturen/Entscheidungsgremien (Lenkungsebene, Projektleitung, Teilprojekte),
- Zeit- und Projektplan mit Meilensteinen für Beteiligung/Mitbestimmung,
Festlegung der mitzubestimmenden Dokumente (zum Beispiel Rahmenbetriebskonzept, Betriebsführungskonzepte, Handlungsanweisungen).
Damit leisten die Personalvertretungen ihren aktiven Beitrag zum gemeinsamen Vorgehen, das der Justiz-Staatssekretär Nordrhein-Westfalens beim EDV-Gerichtstag 2014 angeboten hatte: »Die entscheidende Frage bei der Umsetzung elektronischer Aktenbearbeitung ist daher nicht, was technisch machbar ist, sondern was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen bzw. sich wünschen.«
Von: Klaus-Dieter Heß, TBS beim DGB NRW e.V., Düsseldorf. Rainer Saßmannshausen, Vorsitzender ver.di Landesfachgruppe Justiz NRW und stellv. HPR-Vorsitzender Justizministerium NRW.
Quelle: Aus „Der Personalrat 7-8/2015“ http://www.bund-verlag.de/